Evaluatie Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens

Resultaten
Inhoud dossier deels conform het Besluit
Over het algemeen vallen de gegevens die scholen opnemen in het overdrachtsdossier binnen de kaders van het Besluit. Administratieve gegevens, het definitieve schooladvies en de scores op de eindtoets staan bij nagenoeg alle scholen standaard in het dossier. Bij andere gegevens zien we dat een meerderheid van de scholen een afweging maakt over wel of geen opname in het overdrachtsdossier, bijvoorbeeld bij gegevens over sociaal-emotionele ontwikkeling, thuissituatie of geïndiceerde begeleiding. Op een aantal punten wijken scholen af van de kaders die het Besluit schetst. Zo voegt meer dan de helft van de scholen standaard de nationaliteit en het geboorteland aan het overdrachtsdossier toe, terwijl dit expliciet niet mag. Ook voegt drie op de vijf scholen de wensen van ouders en de leerling met betrekking tot het schooladvies niet standaard indien beschikbaar toe aan het overdrachtsdossier toe, terwijl dit wel verplicht is. Daarnaast deelt ruim de helft van de scholen (wel eens) gegevens over het verzuim van een leerling over de gehele schoolperiode, terwijl alleen verzuimgegevens over het jaar voorafgaand aan het opstellen van het dossier gedeeld mogen worden. Verder geven scholen aan dat er onduidelijkheden zijn omtrent het delen van gegevens over sociaal-emotionele ontwikkeling en verzuim. 

Het voortgezet onderwijs gebruikt de dossiers om een soepele overgang te realiseren, maar ook voor beslissingen over toelating
Het doel van het dossier is een soepele overgang naar de nieuwe school. Een ruime meerderheid van de vo-scholen is tevreden over de ruimte in de wet om het dossier hiertoe te gebruiken. Drie op de vijf vo-scholen deelt daarbij de mening dat de gegevens in het dossier bijdragen aan een goede landing in het vo. Ruim een derde van de vo-scholen vindt dat het dossier hiervoor te beperkt is. 

Het dossier wordt gebruikt voor het aanvullen van administratieve en overige gegevens in het systeem, voor de warme overdracht en voor het vaststellen van eventuele benodigde extra ondersteuning. De helft tot twee derde van de scholen benut het dossier ook om een besluit over plaatsing in een bepaald onderwijstype, brugklastype of bepaalde klas te onderbouwen. 

Bij bijna vier op de vijf vo-scholen wordt het dossier ook gebruikt om een besluit over toelating van een leerling te nemen. In de meeste gevallen vindt bij deze scholen die het dossier voor een besluit over toelating gebruiken een screening van het dossier plaats op ondersteuningsbehoeften. Bij ruim een kwart van deze scholen gaat het om een check op de aanwezigheid van een toelaatbaarheidsverklaring voor het praktijkonderwijs of een aanwijzing voor leerwegondersteunend onderwijs. Bij 10 procent speelt dat specifieke kennis of vaardigheden vereist zijn om tot de school te worden toegelaten (bijv. dans, topsport, tweetalig onderwijs). Het dossier kan een rol bij deze beoordeling spelen. 

Bij een kwart van de scholen die het dossier voor een besluit over toelating gebruiken, is geen duidelijke wettelijke grond aan te wijzen waarop een leerling mag worden afgewezen. Echter, omdat het definitieve schooladvies ook een onderdeel is van het dossier, gebruiken scholen ook het OKR om een check op het definitieve schooladvies te doen alvorens de aanmelding te verwerken. Mogelijk gebruiken deze scholen het OKR op deze wijze om een besluit over toelating te nemen. 

Aandachtspunten voor het onderwijs
Uit het onderzoek volgt een aantal aandachtspunten: 

• Het is voor scholen op onderdelen onduidelijk hoe zij ouders dienen te betrekken bij het overdrachtsdossier. Zo bieden de meeste scholen ouders wel inzage, maar geen afschrift van het dossier (op papier of digitaal). Daarnaast zijn er signalen dat het correctierecht van ouders ruim wordt geïnterpreteerd. Basisscholen gaan verder dan alleen het corrigeren van fouten en schrappen of herformuleren ook professionele meningen van leerkrachten. Ook biedt een deel van de scholen ouders geen mogelijkheid een zienswijze toe te voegen aan het dossier. 

• Met betrekking tot de inhoud, is er een aantal misvattingen bij scholen. Zo zijn gegevens over nationaliteit en herkomst op veel scholen standaard onderdeel van het dossier. Dit mag niet. Bij de overstap van po naar vo voegen veel basisscholen niet standaard indien beschikbaar de wensen van de ouders en het kind toe in relatie tot het schooladvies. Dit zou wel moeten. Verder voegen relatief veel scholen de gehele verzuimhistorie toe van leerlingen, in plaats van het relatief verzuim in het jaar voorafgaand aan de overstap naar de nieuwe school. 

• Vo-scholen gebruiken de dossiers bij een beslissing over toelating en plaatsing van leerlingen, maar het is bij een deel van de scholen onduidelijk of zij hiervoor legitieme wettelijke gronden hebben. Is het voor scholen wel voldoende duidelijk hoe zij de informatie uit het dossier met betrekking tot deze beslissingen wel en niet mogen gebruiken? 

• Een deel van de scholen houdt zich niet aan de wettelijke bewaartermijn van de dossiers en bij een deel is dit onduidelijk. De administratiesystemen waarmee scholen werken hebben de mogelijkheid om dossiers automatisch te verwijderen na het verstrijken van de termijn. 

Mogelijk kunnen scholen deze functionaliteiten meer benutten. 

Het onderzoek
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft Oberon en SEO Economisch Onderzoek (SEO) gevraagd het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens (hierna: het Besluit) te evalueren. De hoofdvraag van de evaluatie luidt: Hoe ziet de huidige praktijk van het uitwisselen van leer- en begeleidingsgegevens tussen scholen eruit, is dat conform wet- en regelgeving en naar tevredenheid van scholen? 

Gebruikte methode
De evaluatie vond plaats in de periode april tot en met september 2024 en bestond uit interviews met stakeholders, een vragenlijst onder scholen en een casestudie. De volgende stakeholders zijn gesproken: de PO-Raad, VO-raad, Ouders & Onderwijs, Onderwijs Transparant en Kennisnet. Een steekproef van 2.525 schoolvestigingen in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en gespecialiseerd onderwijs is uitgenodigd voor deelname aan de vragenlijst om een landelijke beeld te krijgen van de huidige praktijk. Daar heeft 22 procent gehoor aan gegeven, namelijk 553 schoolvestigingen. Ter verdieping op de resultaten uit de vragenlijst is in drie verschillende regio’s gesproken over de gegevensuitwisseling bij de overgang van het basisonderwijs naar het voortgezet onderwijs met een vertegenwoordiging van basisscholen, vo-scholen en samenwerkingsverbanden. Daarnaast is ook een gesprek gevoerd met twee scholen voor gespecialiseerd onderwijs uit verschillende delen in Nederland over de overstap tussen regulier en speciaal onderwijs.